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「柯P流」神簡報，只要5分鐘！
如何對上司做好溝通、做對簡報，這大概是很多工作者在職場上必須面對的一大難題。
造成難題的原因有幾點：第一，大部份人在面對上司時，因為怕出錯，心情難免緊張忐忑；第二，怕被當場挑剔，溝通時就更沒自信；第三，上司時間寶貴，在有限時間下，更擔心講不清楚。
關於這些困擾，拿來問在網路上有「翟神」之稱的和沛科技創辦人兼總經理翟本喬，可說是再適切不過了。
去 年年底，柯文哲當選台北市長後，被幕僚爆料是SOP（標準作業流程）狂，柯文哲也自承如此。面對這樣一位風格快狠準、要求高、討厭出錯的上司，如何應對？ 當時網路上有一篇「一張圖說明一級主管如何跟柯P報告」的幽默簡報教學，被網友瘋狂轉載，正是曾任柯文哲競選期間「無薪顧問」的翟本喬出手傑作。
你該丟掉3種溝通習慣
翟本喬自己就是典型風格明快、思緒清晰的老闆，有CEO的高度，又對部屬有長年觀察，由他歸納出的教戰守則，格外具有參考價值。
他發現，每個人的生活都隱藏了一些「習慣」，包括溝通。例如跟上司對話，大家都知道要簡單明瞭，偏偏還是會不知不覺將習慣帶進報告中。這些本來看似無害的習慣，碰上日理萬機的主管，一旦讓他心生不耐或厭煩，很容易變成破壞一鍋粥的老鼠屎，讓整個報告的準備功虧一簣。
究竟有哪些習慣，容易成為和主管溝通時的地雷？
「念」簡報
很多人習慣照著投影片上面的文字逐字逐行念，從第一張念到最後一張。翟本喬說：「不用嘛，我讀得比你念得還要快，你要講的應該是投影片上沒寫的，然後稍微解釋一下。」這才是簡報的重點。
無意義的自我介紹
舉例來說，這份著名的柯P流簡報範本，翟本喬開宗明義就在第一張畫了一個大叉叉，寫了一句打臉話：「不要封面：難道我不知道你是誰，今天來講什麼嗎？」（圖1）
翟 本喬說，很多人在簡報中花太多時間自我介紹，這或許是因為從小受演講與作文比賽訓練的遺毒，開場時習慣先按照輩分對每個人一一問候。像是「我是某某學校的 某某某，今天很高興上台跟大家演講」，結果，2分鐘就這樣過去了。「問題是，一個好的簡報，可能5分鐘就應該講完了，」翟本喬說。
更何況，如果是對上司簡報，面對已經認識你的上司與同事，翟本喬說，千萬不要浪費時間在封面介紹上，能省就首。若不想省，播放1秒後就趕緊換到下一張，直接進入主題。
在一張投影片上放太多重點
在柯P流簡報範本的第二張投影片，上頭只有一個大字，就是「拆」（圖2）。這是翟本喬以柯文哲剛上任時，必須馬上面對忠孝西路公車專用道拆與不拆的問題為例示範：「先講結論：老闆同意就去做，不用解釋理由。」
翟本喬解釋，理想的簡報應該一張投影片只有5行。很多人在一張投影片上密密麻麻寫了30行，深怕遺漏沒講到，結果反而更讓上司抓不到重點而抓狂。其實，最重要的重點先講就好了。
如果上司聽了主要重點後，還需要更進一步的解釋，那就移到第三張投影片的附錄上，用上司習慣的話術去說服他。例如柯P重視數據，那就秀出具體數字給他看（圖3）。
別做自以為酷、卻惹怒上司的「拖拉」簡報
回頭看，為什麼跟上司溝通時，總要強調「不要浪費時間」？
首先，大部份主管都很忙，所以特別沒耐性。其次，根據神經科學家研究，人腦的短期記憶有限，一般人平均只能同時記7件事。想多塞一件，就得遺忘另一件。因此翟本喬認為，簡報如果一頁超過7行，觀眾就不記得了。
他歸納，最常因拖延時間而惹惱上司的簡報做法，也有3項：
拖拉禁忌1：亂用動畫以及特效
拜 科技所賜，簡報中可運用的聲光特效愈來愈豐富，不過，翟本喬提醒，投影片上的動畫是為了畫龍點睛，除非必要，否則不要亂用。以今年1月他到行政院上的網路 趨勢課為例，行政院給他的講題是「前瞻資通訊發展及應用之國際趨勢」，為了凸顯他對題目的疑惑與不認同，翟本橋直接用動畫在標題投影片上打了一個大問號， 意思就是題目設定錯誤，重點不在於此（圖4）。
「動畫是為了強調這個紅色問號，」翟本喬說：「有些人會多此一舉，用旋轉方式飛來飛去，或是投影片上一個字一個字飛出來，讓台下的人等半天。」秀過頭，反而畫蛇添足。
拖拉禁忌2：五顏六色的字塊
翟本喬認為，通常兩個對比的顏色最容易讓人快速記住，若想強調某個字，就要用對比顏色，一目了然。千萬不要弄得五顏六色，讓主題失焦、觀眾眼花撩亂，多花時間去釐清訊息。
拖拉禁忌3：邊回頭看投影片邊解說
不少簡報者習慣邊講解邊看螢幕，不僅無法流暢說完，觀眾也會被講者目光帶著走，頻頻跟著看螢幕，無法專心聽講。更何況，這或許也代表講者準備不夠充分，還得照表操課。因此最好回頭頻率不要太高，偶一為之呼應一下即可。
「隱含假設」常讓彼此雞同鴨講
除了簡報外，很多人與上司溝通不良，經常是因為把「隱含假設」當作藉口，造成雞同鴨講的局面。
什 麼是隱含假設？翟本喬在新書《創新是一種態度》中指出：「當對方把答案講出來，而你恍然大悟時，你可能會說『我以為……』、『啊，你沒說……』，這就表示 這裡面藏有隱含假設，和你想的不一樣。因為你沒向對方確認，就是間接認定他的隱含假設等於你的隱含假設。」特別是，主管的立場與員工通常不同，若員工只照 著自己的方向去想，沒有進入主管的思考架構，當然會溝通不良。
想要說服上司，試著用上司的邏輯去說服他，他自然就沒有反對的理由了。
從這個角度出發來問翟本喬，作為他的員工，他會希望部屬如何向他做簡報？
首 先，通常爭議愈大的想法，愈容易被直覺認為：「不可能，如果真的做會發生哪些問題……」；但是向來鼓勵打破框架的翟本喬，希望員工除了勇敢挑戰現況，還要 提出解決方案。就像他在書中指出的，提出想法的人應該解釋兩件事：「當你說有可能，究竟是多大可能？這是第一個角度；第二個角度是，就算真的發生了，那又 怎樣？又不是沒辦法解決！」
翟本喬在書中分析，隱含假設很容易變成「我不願意去做這件事」的藉口，至於背後的理由，可能是害怕、恐懼失敗。 但是這些隱含假設如果進一步釐清，說不定未必如此：主管不一定不能承受風險，只是需要預先盤點因應；也未必不歡迎有人挑戰他的建議，只是需要更多有建設性 的方案，所以，「沒有能力或無心的人就找藉口，有能力或有心的人就找方法。」
當然，隱含假設也有正面意義。「真正好的溝通，5分鐘內就結束，因為共同語言已經建立，溝通很快，」翟本喬說。
共同語言就是共同的隱含假設，當團隊透過長時間建立共同語言，有時候只要一個眼色與一個手勢，就能了解彼此想法。所以，翟本喬叮囑，作為上司，一旦與員工建立了溝通上的共識，不要輕易更動。動輒更動讓員工無所適從，自然會成為員工眼中難搞的上司。
例 如，今天開會時，使了眼色請祕書買飲料招待客人，如果哪天又做同樣眼色，等祕書端飲料進來後，卻破口大罵或不耐煩地說：「不是啦，我是要你拿一枝筆來給我 簽名。」等於自己建立了原則，自己又任意打破，當員工因為搞錯而被羞辱、責罵，只要幾次下來，就會徹底摧毀員工的信任。
「碰到這種難搞的上司，就沒有理由再跟他了，」翟本喬說，成功的企業是老闆很想做事，底下的人把他拖住；不成功的企業是底下的人很想做事，老闆卻把他們拖住。這對主管來說，一樣是得念茲在茲的課題。
一場好的簡報，可能5分鐘就應該講完了；而1張投影片如果超過7行，觀眾就不記得了。
翟神溝通法，重視「先透視問題本質」
翟本喬回憶他大一那年，微積分期末考，老師出了一題：「請在100字內把微積分基本定律解釋清楚。」翟本喬笑說，當時他向老師抗議：「你上課講那麼多，課本也寫這麼多，怎麼可能用100字寫清楚？」老師微笑對他說：「就看你是否能在100字內說清楚、講明白。」
溝通也是一樣，先對事件本身融會貫通，再把精髓拿出來講，才能說服別人。
很多人佩服翟本喬總能一針見血指出癥結，雖然他是高智商的天才工程師，但透視問題本質與勇於突破的思考模式，才是翟本喬善於讓各種不同對象點頭埋單的祕訣。
無論是受邀至總統府和行政院，對總統及行政院部會首長上網路趨勢課程（上圖），或是到各處去演講，他總是用簡潔不廢話的作風，直指核心。翟本喬說：「我不講他們想聽的，只講他們該聽的。」
2009 年他在Google工作時，因為改良伺服器的電源架構，為Google省下一年1千萬美元的電費，一戰成名。其實當初在建議更改伺服器設計時，也遇到內部 不少工程師反對，他的做法很簡單，就是自己先跳下去做給大家看。翟本喬笑著說：「要說服一件事時，先把它做出來；與其花太多時間辯論，還不如先把問題解 決。」
所以當別人再與他開啟辯論戰火時，他就可以說：「我已經做到啦，你還有什麼理由做不到？」也就不需要花太多時間在看似困難的語言論戰上。