4招快速歸納法,管理資訊超效率

09/10/2012 12:20

對上班族來說,現在搜尋資訊的管道變多了,也更即時,但隨著資訊量的暴增,得花費更大功夫去整理和消化。面對雜亂而龐大的資料,該如何整理出頭緒?面對成堆的文章,如何在短時間內抓住重點?4招快速歸納,讓你管理資訊超效率!

對現代人來說,資訊發達是幸福,也是痛苦。搜尋資訊的管道變多了、也更即時,但是隨著資訊量的暴增,得花費更大工夫去整理和消化。
有效閱讀與吸收

首先,光是閱讀蒐集到的資料,就要耗掉不少時間,而且往往看到最後,不是忘了前面看過的內容,就是腦袋裡塞了太多資訊,變得混亂不清。

閱讀資料也需要有方法,但是你不需去學速讀,也能大幅加快閱讀速度。

1.排除所有可能讓你分心的事物。
閱讀要有效率,必須有很高的專注力,盡量在不受干擾的環境、或選擇某個完整的時段閱讀資料。如果注意力不集中,容易讀過即忘,又得重新開始。

2.隨時記下重點。閱讀時要手眼並用。
當你取得任何的文件或資料,立刻花幾分鐘的時間瀏覽全部的內容,同時用螢光筆或彩色筆劃重點,像是重要的人名、地名、刊物或一段話。

你也可以在空白處寫下這篇文章的重點,或是使用適當大小的便利貼,日後要找資料時,就可一目了然這篇文章的內容,不需要再從頭看到尾。

3.適當休息。
根據研究,每閱讀完1小時休息5分鐘,可以大幅提升閱讀的效率。不僅避免疲勞,同時可以趁這5分鐘消化剛剛閱讀過的資料,或趁機記錄你認為重要的部份。

4.善用心智圖。
雖然心智圖(mind map)原本是用來訓練個人思考與聯想力的工具,不過也可以用來強化自己的歸納整理能力。

《有效生活》(The Optimized Life)的作者金?羅奇(Kim Roach)建議,每讀完一本書或一篇文章,便可採用心智圖的方法,把整本書或整篇文章的內容濃縮成一張圖。
筆記管理好,檢索沒煩惱

筆記也是資料整理的重要工具之一,但我們通常不會花太多時間去思考如何「管理」筆記的內容。

日本《超效率資料整理術》作者熊谷正壽認為,筆記不僅僅是讓你隨時可記下有用的資訊而已,最重要的是必須方便你日後查詢與檢索。

因此最好選擇活頁式筆記本,可以隨時調整前後順序,而且要嚴格遵守一份資料一張活頁紙,並在每頁活頁紙的上方標明:「日期」、「地點」、「參加者」以及「主題」,或是其他可以幫助你快速抓住這頁資料重點的資訊,方便你事後查詢。

另外像是開會時,通常你會記下必須親自處理的事情、待解決問題、或其他待辦事項等,你也可以在每件事的前面加上方格,日後問題一旦得到解決或事情完成時,便可在方格內打勾,如此便能確實掌握有哪些事情尚未處理,不會有任何遺漏。
歸納編號,去蕪存菁

當你閱讀及記下大量資料後,要如何去蕪存菁、歸納整理出你真正需要的內容?如今為專職作家、出版過《總統是我家親戚》、《台灣西方文明初體驗》、《囍事台灣》等書的陳柔縉,有非常寶貴的經驗。

她曾經為了蒐集撰寫《囍事台灣》這本書的素材,花了不少時間從日本到台灣,跑遍各大圖書館、進行採訪、蒐集大量資料。

前期準備時間長達多年,但是面對成堆的資料,陳柔縉卻可在極短時間內,很有效率地篩選出可用的素材。

她的方法便是重新把所有資料看過一遍,把她認為可以寫成書的資料或是重點進行編號,再把這些編號重新寫在另一張紙上,變成綱要,最後根據這張綱要的內容,擬定書籍的大綱。

此外,為了以後寫書需要,她隨身都會攜帶一疊紙卡,如果看到任何有趣的事物、資訊或是人,就會立即寫在紙卡上,並在右上角標明類別,有空時再依照不同類別歸類,等到某一類別的紙卡到達一定數量時,就可以成為一本新書的主題。因此,她隨時隨地都有好幾本書的素材。

多花些時間,事前做好規劃,即使面對再雜亂的資訊,你也能快速歸納重點,找到你要的內容。